Gerencia de proyectos
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¿Saben las Pymes que algunas de sus actividades pueden (¡y deben!) ser tratadas como un proyecto? Posiblemente. Sin embargo, ¿hasta qué punto ese proyecto va a ser ejecutado de acuerdo a la metodología de gerencia de proyectos? Aún más, ¿conocen las Pymes las ventajas de aplicar la metodología de Gerencia de Proyectos?

A menudo nos encontramos en nuestra vida diaria la palabra “proyecto”, la cual se usa indistintamente para referirse a una propuesta personal, a una investigación, a un nuevo desarrollo, a una obra de infraestructura grande o a una pequeña. Y si vamos más lejos, nos encontramos que en muchas empresas la palabra “proyecto” se usa para referirse a la implementación de mejoras en los procesos, planes de expansión o internacionalización, cambios tecnológicos, ampliaciones, mantenimientos (mayores y no tan mayores), etc.

La definición de “proyecto” que nos da el Project Management Institute (PMI) en su “Guía de Fundamentos Para la Dirección de Proyectos” (PMBOK® por sus siglas en inglés), “un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”, nos da un amplio margen de maniobra. Por ejemplo: supongamos el caso de un fabricante de electrodomésticos que ha descubierto que uno de sus últimos productos ha salido con una pieza defectuosa que podría afectar su imagen si no se toman medidas rápidamente. ¿Qué se puede hacer? En principio, vamos a proponer dos formas de enfrentar el problema: 1) La Oficina Central emite un comunicado a todos los distribuidores para que arreglen el problema en su zona de influencia y 2) La Oficina Central decide resolver el problema aplicando la metodología de gerencia de proyectos.

¿Se puede tratar esta actividad como si fuera un proyecto? La respuesta es afirmativa. ¿Por qué? Tratemos de ver si se puede enmarcar dentro de la definición del PMBOK®:

  • “Es un esfuerzo temporal”. El fabricante establece el tiempo en que desea resolver el problema (semanas, meses, etc.).

  • “Un resultado único”. Cambiar la pieza, minimizando el impacto en la imagen de la marca.

Siguiendo con la definición del PMBOK ® “el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto…”. En nuestro caso podemos poner un objetivo consensuado con la alta gerencia, distribuidores, el departamento de mercadeo, el de producción, las autoridades competentes, etc. Por ejemplo, se considera que el proyecto finaliza cuando se hayan resuelto el 90 % de los casos satisfactoriamente.

En el momento en que se decide que se va a iniciar el proyecto, se procede al nombramiento del director del proyecto, se forma el equipo de trabajo, se determinan los interesados (stakeholders), se define el alcance, se estiman el costo y el tiempo de ejecución, se analizan los riesgos, se establecen los parámetros de calidad y, en fin, todo lo que se necesita para asegurar su éxito. Por último se somete a la aprobación de la alta gerencia lo cual permitirá comprometer a la empresa en el logro de los objetivos del proyecto.

Con esta estrategia se asegura el cambio de la pieza, bajo los parámetros de calidad, tiempo y costo establecidos entre los involucrados.

Así como este ejemplo, muchas actividades de las empresas pueden ser tratadas aplicando la metodología de gerencia de proyectos, dándonos una inmensa ventaja en cuanto a la reducción de costos, control sobre las actividades, ahorro de tiempo y satisfacción de los clientes.

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