Proyecto Director
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En muchas empresas es normal que no exista una unidad encargada de realizar proyectos para ampliación o mejoras que puedan requerirse. Por lo tanto, puede surgir la necesidad o tentación de utilizar personal que normalmente está asignado a labores de operación, mantenimiento o de la dirección de la empresa, para dirigir estos proyectos. Podemos afirmar que en muchas organizaciones el responsable del proyecto es, a su vez, el que lo va a recibir (cliente) o el que lo está financiando (patrocinador). Este personal, aunque esté muy capacitado para el desempeño de sus funciones, generalmente carece de la preparación necesaria para gerenciar el proyecto.

El patrocinador y el cliente están prácticamente definidos desde el principio del proyecto, ya que son quienes generan la necesidad y promueven la solución dentro de la organización. El director del proyecto debe ser identificado lo antes posible a fin de involucrarlo en la definición del alcance del proyecto y en todas sus fases.

Adicionalmente, es de hacer notar que el cliente, el patrocinador y el director del proyecto juegan un rol sumamente importante dentro del proyecto como para no diferenciarlos. Basándonos en la “Guía de fundamentos para la dirección de proyectos” (Guía del PMBOK®) del Project Management Institute (PMI) podemos realizar una descripción de estos tres roles:

  1. El director del proyecto: es la persona asignada por la organización ejecutora para liderar el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.Las responsabilidades del director del proyecto son satisfacer las necesidades del proyecto, desde el punto de vista de las actividades a ejecutar, y las de los integrantes de los equipos. El director del proyecto conoce las técnicas de dirección de proyectos y debe tener una serie de habilidades interpersonales, tales como liderazgo, trabajo en equipo, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, negociación, gestión de conflictos, etc.
  1. El cliente y/o usuario del proyecto: son aquellas personas u organizaciones que aprobarán y gestionarán el producto, servicio o resultado del proyecto, o que aceptarán los entregables o productos del proyecto. En algunos casos el cliente y el usuario pueden ser el mismo y en otros casos el cliente es el ente que adquiere el producto del proyecto y el usuario hace referencia al que usa el producto del proyecto. El cliente es el que hace el requerimiento del proyecto y el que va a recibir el producto.
  1. El Patrocinador (sponsor): es la persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto y es responsable de facilitar su éxito. El patrocinador promueve el proyecto, sirve de portavoz ante los altos niveles de la organización y cumple un rol significativo en el desarrollo del alcance y del documento que autoriza formalmente la ejecución del proyecto. Sirve como vía de escalamiento para los asuntos que están fuera del alcance del director del proyecto. Participa en la autorización de los cambios de alcance y decisiones importantes tales como la continuidad del proyecto en circunstancias adversas.

Los responsables de la operación y/o mantenimiento de la empresa (generalmente el cliente) están muy ocupados para poder hacer un seguimiento adecuado al proyecto. Adicionalmente, el hecho de ser los generadores del requerimiento puede llevar a que el proyecto se desarrolle sin definir bien el alcance pues el mismo estará en la mente del cliente. Esto conllevará a que no se realice una planificación adecuada de tiempo y presupuesto y, en consecuencia, de los costos. Es muy probable que, de esta manera, la calidad del producto satisfaga todos los requerimientos del cliente, pero ¿A qué costo?

El patrocinador pudiera estar tentado en dirigir el proyecto. De hecho existen casos en los cuales, aun cuando exista un director del proyecto, el patrocinador se involucra tanto que anula al director de proyecto y se convierte en un cuello de botella para la toma de decisiones. Al igual que el cliente, el sponsor o patrocinador tiene otras responsabilidades dentro de la empresa, generalmente de dirección, por lo que su tiempo de dedicación al proyecto se verá fuertemente comprometido.

Si en la empresa no existe el personal con la capacitación necesaria y el tiempo suficiente para ejercer el rol de director de proyecto, éste puede ser contratado. Es importante resaltar que el cliente puede no tener las competencias técnicas para llevar a cabo el proyecto y por lo tanto debe designar una persona o grupo de personas para interactuar con las contratistas. En ciertas organizaciones, el cliente designa un ente encargado de representarlo ante los contratistas. Cuando los proyectos son contratados, el director del proyecto será designado por la empresa proveedora del servicio, mientras que tanto el cliente/usuario como el sponsor pertenecerán a la empresa contratante.

La ejecución de proyectos requiere de experiencia y conocimientos que, como regla general, no son propios de las personas o empresas que tienen la necesidad de realizarlos. Pensar en que se puede ahorrar si “lo hago yo mismo” puede salir muy caro, aun tratándose de pequeños proyectos.

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Posted on: 12 mayo, 2015 | Author: Beatriz González
2 Responses to ¿Puede el cliente o el patrocinador ser el director del proyecto?
  1. Excelente artículo. No pudieron plantear mejor el papel que juegan en un proyecto el Patrocinador, el Cliente y el Director. Por lo general el rol de Director del Proyecto, no se selecciona de manera adecuada o se desconoce realmente las característica y competencias que debe tener. Es una figura tremendamente importante en el ciclo de vida del proyecto. Gracias por compartir esta publicación.

    • Muchas gracias por tu comentario, Graciela. Nos complace que te haya gustado el artículo. Estaremos escribiendo más sobre el tema para compartir.

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