Proyectos costos
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Cuando hablamos de proyectos, siempre nos estamos refiriendo, entre otros factores, a qué vamos hacer, en cuánto tiempo y a qué costo. En este artículo nos vamos a centrar en uno de los procesos asociados al costo del proyecto: Planificar la Gestión de los Costos.

Para determinar el costo de un proyecto debemos tener definido el alcance. Si el alcance está poco definido tendremos poca precisión en los estimados de costos y la probabilidad de tener desviaciones será mucho mayor. Adicionalmente, el cronograma de ejecución también nos afecta porque si debemos hacerlo en menos tiempo, posiblemente usaremos más recursos. O si el proyecto es largo debemos tener en cuenta factores que afectan los costos, como la inflación, la estabilidad monetaria, modificaciones contractuales, etc. También deberemos tomar en cuenta otros factores tales como el análisis de riesgo, los estándares de calidad, los procesos de procura, etc.

A menudo nos encontramos que dentro de las organizaciones se “solicita” a las diferentes disciplinas involucradas en el proyecto su mejor estimado sin establecer lineamientos claros para realizar esta actividad, por lo que es muy probable que cuando unificamos la información estemos sumando peras con manzanas y, adicionalmente, a la hora de controlar los costos no tengamos criterios unificados que den una información confiable. Un ejemplo sencillo lo tenemos cuando se requieren productos o servicios que deben ser adquiridos en moneda extranjera y previamente no fijamos la tasa de cambio a la que se va a realizar la conversión. Otros factores a tomar en cuenta y que requieren unificación de criterios podrían ser las políticas de pago de la empresa o los costos de las garantías (fianzas, cartas de crédito, etc.), la inflación, políticas de penalización de la empresa, etc.

Lo indicado en el párrafo anterior resalta la importancia de tener un Plan de Gestión de Costos, el cual es el producto o resultado del Proceso de Planificar la Gestión de los Costos. Este proceso está contemplado por primera vez en la quinta edición de la Guía de PMBOK ® , dentro de la Gestión de Costos del Proyecto, junto con los procesos ya existentes: Estimar los Costos, Determinar el Presupuesto y Controlar los Costos.

El Proceso de Planificación de los Costos comienza en las etapas iniciales de la planificación del proyecto. Para realizarlo se requiere conocer el alcance, el cronograma de ejecución, la información sobre riesgos del proyecto, políticas de contratación, condiciones de mercado, tasas de cambio, inflación y políticas, procedimientos y guías relacionadas con control de presupuesto, etc.

El plan se realizará utilizando herramientas tales como juicio de expertos, técnicas analíticas y reuniones del equipo de proyecto (director de proyecto, patrocinador, expertos, interesados, etc.). El producto de este proceso es el Plan de Gestión de Costos en el cual se establecerá:

  • Las unidades de medida: dependiendo de la descripción del elemento al que se le asignará costo, pueden ser unidades de tiempo (horas hombre, días, semanas, etc.), de cantidad (metros, metros cuadrados, toneladas, litros, etc.), pago único (unidades, suma global, etc.).
  • Nivel de precisión: define el grado de redondeo de las cifras. Esto dependerá de la magnitud del proyecto.
  • Nivel de exactitud: dependiendo del grado de definición del alcance del proyecto, la estimación de costos podrá tener una mayor o menor desviación. Por ejemplo si la información disponible es de alto nivel es posible que estemos manejando cifras de ± 30 % pero a medida que se avanza en el desarrollo del proyecto y con una mejor definición del alcance estas variaciones permitidas pueden ser de ± 5%. Aquí se definirá cómo se va a manejar esta incertidumbre y se establecerán los criterios para determinar los montos para la contingencia y su uso posterior.
  • Enlaces con los procedimientos de la organización: se debe definir dentro de la estructura de desglose del trabajo (EDT), el componente que se utilizará para la contabilidad de costos, el cual estará relacionada con el sistema de contabilidad de la empresa. Si esto no se hace adecuadamente se requerirán controles paralelos y procesos adicionales para reflejar los costos del proyecto en los sistemas de control financiero de la empresa.
  • Umbrales de control: lineamientos sobre el porcentaje de desviación en los costos permitido antes de requerirse acciones correctivas.
  • Reglas para medir el desempeño: definición de los indicadores de desempeño asociados a costos (valor ganado, compromisos, ejecución presupuestaria, etc.)
  • Distribución de la información de gestión de costos: debe estar adaptada a los requerimientos de información de los diferentes interesados del proyecto, como el contenido del informe (formato, nivel de detalle, etc.), la frecuencia (diario, semanal, quincenal, mensual) y el medio de distribución (en línea, formal, correo electrónico, presentaciones).
  • Detalles adicionales: descripción de la estrategia de financiación, procedimientos de registros contables, etc.

La inclusión del Proceso de Planificación de Gestión de Costos ayudará a mejorar las estimaciones de costos dentro de los proyectos y facilitará el control posterior, ya que se están fijando criterios que serán compartidos por todos los integrantes del proyecto. Si bien cuando este proceso se realice por primera vez requerirá un esfuerzo de consolidación de normas, políticas y procedimientos de la empresa, a largo plazo su realización será bastante expedita, especialmente si pasa a formar parte de la documentación genérica de proyectos y se documenta con las lecciones aprendidas.

 

Para la redacción de este artículo se utilizó la siguiente bibliografía:

1 -. Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK ®). 5ta edición.

 

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Posted on: 23 junio, 2015 | Author: Beatriz González
2 Responses to Planificación de la gestión de costos en un proyecto
  1. Muy bueno el contenido me ayudo bastante en el buen entendimiento de este tema

    • Muchas gracias por tu comentario. Nos alegra haberte ayudado. Estamos a tu disposición para cualquier consulta o soporte que puedas necesitar. Un saludo!

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