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En los artículos que publicamos anteriormente, “¿Está nuestra empresa preparada para enfrentar los cambios de hoy?” y “Preparar a mi empresa para sobrevivir a los cambios“, vimos la importancia de gerenciar el impacto del cambio constante al que están sometidas las empresas actualmente. Dentro de estos cambios están los que son causados por los nuevos proyectos de la empresa.

Un alto porcentaje de los proyectos que acomete una organización la impactan directamente y, por lo tanto, requieren cambios en los procesos, en el personal, en la gerencia y en la estructura organizacional. Esto se ve reflejado especialmente en los proyectos de tecnología de información. Sin embargo, hay muchos otros proyectos que también requieren un tratamiento especial, como por ejemplo cuando se automatizan los procesos manuales de una fábrica, cuando se construye una nueva central, una planta para producir algún producto, una nueva sede para un hospital, etc. Sin embargo, a pesar de la importancia de la gestión del cambio en proyectos, la Guía del PMBOK® no trata específicamente este tema.

En nuestra opinión la gestión del cambio debe ser un área de atención prioritaria que favorecerá la culminación exitosa del proyecto en la organización, por lo que se recomienda darle la misma relevancia que a cualquier otra parte técnica del proyecto.

Dentro de las áreas a considerar por la Gestión del Cambio están:

  • La plantilla (headcount)
  • La capacitación
  • Las comunicaciones

El primer paso es asignar un responsable que se encargue de definir, junto con el director del proyecto y la alta gerencia, el alcance de la gestión del cambio en el proyecto, el cual deberá estar alineada con las políticas y prácticas de la empresa. Esta persona debe tener un amplio conocimiento de la empresa y su organización y debe tener la autoridad suficiente para agilizar los procesos asociados a su gestión.

La plantilla y la organización: Para la ejecución del proyecto es fundamental el recurso humano. A lo largo de la ejecución del proyecto normalmente se produce en forma dinámica la incorporación y desincorporación de personal, por lo que es importante tener una política de empresa para realizar este proceso e impactar lo menos posible tanto a las personas como al proyecto. Esto llevará al proyecto a contratar personal fijo o realizar contrataciones temporales. En cualquier caso se requieren procesos importantes de captación e incorporación, como:

  • Identificación de competencias
  • Reclutamiento interno o externo
  • Selección y evaluación
  • Contratación o transferencia
  • Políticas de sustituciones, etc.

En este proceso estarán involucradas diferentes áreas de la organización, tales como la unidad de Recursos Humanos, las áreas técnicas, la gerencia del proyecto, el departamento legal, el departamento de compras, etc. Estos últimos se ven especialmente involucrados cuando la contratación se realiza a través de empresas proveedoras de recursos humanos. Adicionalmente, se puede requerir la incorporación de personal para la operación y mantenimiento de las instalaciones y es importantísimo realizar esta actividad en el momento oportuno para minimizar los problemas de transferencia. Por último también se deberá prever la desincorporación o reubicación del personal existente actualmente en la organización que ya no se requerirá por cambio de funciones y que puede representar un riesgo para el cierre exitoso del proyecto.

El proyecto puede impactar la organización actual y futura de la empresa (desaparición, transformación y creación de nuevas unidades), funciones, cargos, procesos, etc., por lo que también se deberá promover la adecuación de dichas unidades, funciones o cargos, en conjunto con el director del proyecto, el promotor y los responsables dentro de la organización.

La capacitación: Tanto el personal existente como el personal nuevo que se incorpora al proyecto tendrán requerimientos específicos de capacitación. Esto requiere el levantamiento de competencias técnicas y de las brechas existentes entre competencias requeridas y competencias existentes, para seleccionar el adiestramiento requerido, diseño y planificación de la capacitación (requerimientos, contenido temático, duración, instructores, asistentes, manuales, logística, etc.), desarrollo de la capacitación, evaluación de resultados y reforzamiento. En este plan se deben incluir las necesidades de capacitación del cliente/usuario final.

Junto a la capacitación técnica debemos incluir talleres de liderazgo, motivación, trabajo en equipo, negociación, resolución de conflictos, etc. En los proyectos se trabaja generalmente bajo presión, con recursos limitados y alta interdependencia de los resultados de otros, por lo que es importante dotar al personal de las siguientes competencias clave:

  • Liderazgo: conjunto de habilidades para lograr que las personas trabajen con entusiasmo en el logro de los objetivos y metas. La falta de liderazgo en el proyecto puede llevarlo al fracaso. Dentro del proyecto hay muchas personas que ejercen el papel de líder: el director del programa/proyecto/subproyecto, gerentes funcionales, líderes de quipo, etc.
  • Negociación: proceso por el cual las partes resuelven conflictos. La negociación ocurre en todas las áreas del proyecto: se negocia tiempos, calidad, costos, contratos, recursos, etc.
  • Trabajo en equipo: un proyecto es un trabajo en equipo por definición. “Un conjunto de personas que se organizan para el logro de un objetivo común”. El trabajo en equipo en el proyecto es una de las tareas en la cual se debe hacer mayor esfuerzo ya que el personal viene de diferentes áreas de la organización o inclusive de fuera, por lo cual, en principio, pueden no conocerse. Lograr un ambiente de colaboración rápidamente es fundamental para cumplir con los objetivos del proyecto.
  • Motivación: predisposición de las personas o del equipo a cumplir los objetivos planteados. La motivación va más allá de la recompensa económica, el prestigio o el reconocimiento. Por ejemplo, la incertidumbre que se genera por la finalización del proyecto puede causar una fuerte desmotivación en el equipo, lo que debe ser atendido con prontitud por el líder y la organización.

La comunicación: es el proceso que va a permitir mantener informados a todos los interesados del proyecto en la medida que lo requieran. ¿Qué debemos tener en cuenta para lograr una comunicación efectiva dentro del proyecto?

  • Interesados: debemos generar información para todos los públicos del proyecto: personal técnico, el director del proyecto, el personal gerencial de la organización, los entes públicos, el cliente/usuario, etc.
  • Contenido de las comunicaciones: la información requerida por el director del proyecto es diferente a la que requieren el promotor, los accionistas, el cliente o el departamento legal (técnica, financiera, legal, etc.) aun cuando se esté informando sobre lo mismo. Son enfoques diferentes de un mismo hecho.
  • Medios o canales: directa, reuniones, a través de sistemas de información, documentación impresa, correo electrónico, cartas formales, comunicados de prensa, etc.
  • Frecuencia: diaria, semanal, según demanda, eventual, etc.

Al igual que en el caso anterior, se debe revisar periódicamente el proceso de comunicación y se deben realizar los ajustes necesarios para asegurar que todos los involucrados están informados. Este tema está extensamente tratado en la Guía del PMBOK ® “Gestión de Las Comunicaciones del Proyecto”.

En conclusión, la gestión del cambio definirá y coordinará las actividades necesarias para cambiar o adaptar la estructura organizativa, los procesos, los sistemas de gestión, la tecnología, etc. Definirá las necesidades de personal del proyecto y de la empresa y su capacitación, tomando en cuenta las funciones, la cultura, habilidades, destrezas, conocimientos, etc. Definirá y coordinará los procesos de comunicación requeridos para mantener informados a todos los interesados del proyecto.

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