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¿Alguna vez te has encontrado frente a la disyuntiva de continuar un proyecto sabiendo que ya no cumple con los objetivos iniciales o cancelarlo y tratar en lo posible de minimizar las pérdidas? Si la respuesta es no, eres muy afortunado. En mi caso no he tenido tanta suerte! Sin embargo, todos hemos podido ver proyectos que han sido parados y, sin embargo, se mantienen en el tiempo como estructuras fantasma. Y algunos se preguntarán: ¿Por qué no se terminan si ya falta tan poco? Pues bien, posiblemente esos proyectos hayan sido cancelados. En la prensa escrita encontramos muchos ejemplos de proyectos cancelados con altas inversiones:

  • “El estado australiano de Victoria pagará 257 millones de dólares estadounidenses (242 millones de euros) a un consorcio, en el que participa la empresa española Acciona, tras la cancelación de un proyecto de infraestructura adjudicado a estos, informan hoy medios locales. Acciona junto a la empresa francesa Boygues y otros dos socios lograron la adjudicación del contrato para construir una autopista de peaje en la ciudad de Melbourne, bautizada como “East West Link”, durante las últimas semanas del anterior gobierno conservador en Victoria”. Fuente: http://www.efe.com
  • “La Ciudad de la Cultura de Galicia, ubicada en el monte Gaiás de Santiago de Compostela, se termina sin completarse. El presidente de la Xunta, Alberto Núñez Feijóo, ha anunciado este jueves la paralización definitiva de las obras adjudicadas en el complejo y “la resolución de los contratos en vigor firmados con tres empresas constructoras”. De esta forma el Teatro de la Música y el Centro de Arte no serán realidad y el proyecto del arquitecto Eisenman queda definitivamente incompleto a causa de la crisis”. Fuente: Fuente: http://www.elmundo.es/
  • “Cancelan proyecto de energía solar en Roatán. Alegando razones afines al marco regulatorio y financiero y condiciones políticas, la firma Onyx cierra un proyecto de energía solar en Honduras” Fuente: http://www.centralamericadata.com
  • “La semana pasada se comunicó al Gobierno de Japón la decisión de cancelar el préstamo y el proyecto de maquinización de la presa de Yguazú”. Fuente: http://www.hoy.com.py
  • “La Fuerza Aérea USA cancela proyecto ERP tras invertir más de 1000 millones de USD”. Fuente: http://www.erp-spain.com/

De los ejemplos anteriores se puede concluir que la cancelación de los proyectos se debe a muchos factores y, en algunos casos, a combinaciones de varios de ellos: Costo demasiado elevado para continuar el proyecto Vs su cancelación, cambios en los requerimientos del cliente, cambios políticos, variaciones en las prioridades, problemas económico/ financieros, problemas con las empresas contratistas, etc. En cualquier caso representa una pérdida económica tanto para el propietario como para las empresas contratistas que ejecutan el proyecto y esto debe ser reflejado en sus correspondientes estados financieros.

En primer lugar es importante resaltar la importancia de aplicar el proceso de cierre a estos proyectos, lo cual va a ser sumamente complicado porque la mayoría de las veces no se quiere seguir incurriendo en gastos que no serán recuperables y se reasigna al personal lo antes posible. Pero esto es totalmente erróneo ya que por un lado se deben documentar las lecciones aprendidas y por otro cumplir con los requerimientos contables de la empresa a fin de registrar correctamente los costos incurridos, especialmente aquellos que no van a ser recuperables (Write Off). Para realizar este análisis debemos:

  • Contar con un registro contable detallado de los costos de los diferentes entregables del proyecto. Esto se logra si cuando iniciamos el proyecto establecemos adecuadamente las cuentas contables para el registro detallado de los costos incurridos. De esta manera podremos establecer los costos totales asociados a:
    • Equipamiento: Equipos para almacenamiento, servidores, ordenadores, motores, equipo de bombeo, generadores, transformadores, equipos de construcción, etc. ¿Son reutilizables en otros proyectos o actividades de la empresa? ¿Se puede recuperar parte de su valor vendiéndolos? En cualquier caso, ¿Cuánto es el monto recuperable?
    • Estudios y diseños: Estudios de impacto ambiental, estudios de suelos, estudios topográficos, estudios de paisajismo, estudios organizacionales, etc.; levantamiento de requerimientos, ingeniería conceptual y de detalle, metodologías, planos, documentación de los desarrollos, software, etc. Si se mantiene su validez para otros usos, ¿En qué porcentaje es recuperable la inversión?
    • Infraestructura construida y/o instalada: Edificaciones, paisajismos, sistemas de tuberías, sistemas eléctricos, sistemas de protección, etc. ¿En qué porcentaje son reutilizables y en qué porcentaje es recuperable la inversión?
    • Requerimiento de obras complementarias para la recuperación parcial de lo invertido: Por ejemplo, embalaje, transporte, obras para el mantenimiento, para la conservación o para evitar daños a terceros.
  • Disponer del personal más capacitado para poder establecer los criterios para realizar la valoración de lo que es recuperable o no de lo invertido en el proyecto. Esto incluye al director del proyecto, a los líderes de área y/o disciplina, a los controladores de costo, a los administradores del proyecto, a los administradores de los contratos, a los responsables de la contabilidad, etc. Si alguno de los indicados anteriormente no puede participar, la persona en la cual se delegue esta responsabilidad debe tener un profundo conocimiento del proyecto cancelado y sus circunstancias.

En mi opinión, al igual que en los proyectos exitosos, en los proyectos cancelados es altamente recomendable dedicar los recursos necesarios para realizar el cierre del proyecto, siguiendo la metodología de gerencia de proyectos tal como lo establece la Guía del PMBOK ®. Adicionalmente, incluir dentro de los entregables del cierre, el cálculo del “Write Off” y un documento donde se indiquen claramente las premisas y criterios utilizados para su realización.

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