Proceso - Diagrama de flujo
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Todo aquel que tiene una empresa sabe que tiene muchas cosas que hacer. Tantas que lo más probable es que tenga que contratar gente que le ayude a realizarlas. De esta manera se forma lo que se denomina la organización de la empresa, un número de personas agrupadas en áreas diferentes, con responsabilidades diferentes, y que tienen que realizar una serie de actividades. En términos generales (y de manera figurada), una empresa es una caja que recibe unos insumos (“inputs” o entradas), se llevan a cabo unos procesos (dentro de la caja) y como resultado de esos procesos hay unos productos o salidas (“outputs”) que deben coincidir con los objetivos que hemos definido en nuestro plan de empresa.

Sabemos que la calidad de los productos que salen de esa caja (los productos o servicios que nos proporciona la empresa) dependen en gran medida de la calidad de los insumos que utilicemos, pero muy especialmente dependen de los procesos que realicemos dentro de la empresa para producir esos productos o servicios.

¿Qué es un proceso? En su definición más genérica, un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre si y que al interactuar transforman elementos de entrada y los convierten en resultados. El problema con esta definición es que no dice nada sobre la calidad de los resultados. Esto es, podemos tener elementos de entrada excelentes pero si el proceso de conversión no es bueno, los resultados no serán los esperados. Los procesos involucran dos recursos muy valiosos: tiempo y dinero. Cualquier cosa que hagamos siempre requerirá tiempo y dinero, por lo tanto, la manera cómo hagamos las cosas es de capital importancia si queremos tener productos de la mejor calidad y al mejor precio.

Una vez que sabemos qué queremos ser (Visión), qué queremos hacer (Misión) y cuáles son nuestros objetivos (Indicadores), debemos preparar la manera cómo queremos hacer las cosas que nos hemos propuesto. Esa manera de hacer las cosas será nuestro proceso de trabajo y debe estar por escrito, con todos los recursos involucrados y el tiempo en que se hará cada paso de ese proceso. En este punto, es de mucha ayuda que realicemos un diagrama de flujo de nuestro proceso. Un diagrama de flujo no es más que una descripción paso a paso de nuestro proceso a través del tiempo, diseñado en símbolos, donde puede verse qué recursos deben utilizarse en cada fase de ese proceso y la interacción entre las diferentes partes (organización) de nuestra empresa. La ayuda más importante que nos proporciona un diagrama de flujo es que nos permite ver los pasos y recurso innecesarios de nuestro proceso y eliminarlos, haciéndolo más efectivo y optimizando la utilización de recursos (tiempo de nuestro personal, materias primas, pasos, etc.).

Ninguna organización es perfecta. El desempeño de nuestra empresa siempre puede mejorarse. Pero la mayoría de las veces a los gerentes o líderes de las empresas se les hace difícil identificar las mejoras porque el día a día no permite hacer el análisis de los procesos en su conjunto. Están muy dentro del “bosque” para poder ver el panorama global. Muchas veces, alguien que viene de afuera logra identificar las mejoras de inmediato, porque no está “metido en el bosque”. Es por eso que existen las consultorías externas, personas que no están en el día a día de la empresa y que pueden ver los procesos en su conjunto con mayor claridad.

Ahora que tienes un plan de empresa, que tienes una Visión, una Misión y unos objetivos con indicadores para poder medir el desempeño de tu empresa, es importante que prepares por escrito los procesos y diagramas de flujo de esos procesos de tu empresa, para así ofrecer tus productos o servicios con la mejor calidad y al menor precio.

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