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Una de las áreas importantes a la hora de iniciar nuestra empresa es la composición de la organización que nos servirá para realizar las actividades administrativas, operativas y de negocio en general. Sin embargo, en mi opinión, es una de las áreas a las que, a menudo, menos atención le prestamos. También es un área que usamos como un fuelle: la estiramos y encogemos en función de nuestros requerimientos de gastos o ahorros cuando deberíamos ajustarla de acuerdo a las necesidades operativas y funcionales de la empresa.

Yo clasifico la formación de la estructura de la empresa desde dos puntos que considero importantes:

  • La organización en sí (el organigrama). O sea, la manera cómo vamos a repartir las actividades y las responsabilidades dentro de nuestro negocio.
  • La gente que deberemos seleccionar para cada grupo de actividades y responsabilidades.

En este punto, debo agregar que el organigrama debe ser el producto del análisis realizado mediante diagramas de flujo (flujogramas o herramientas similares), de todas los procesos que tendrá nuestra empresa. Allí veremos qué hará cada persona o cada grupo de personas y cómo interactuarán esas personas o grupos entre ellos. Este análisis debe llevarnos a la obtención de la organización más idónea para nuestra empresa.

La dimensión de nuestra organización dependerá de la cantidad de procesos que tendrá nuestra empresa y de su complejidad. De allí obtendremos el número adecuado de personas. El éxito que tendremos luego, dependerá de nuestro proceso de selección de personal. Para facilitar la selección del personal, recomiendo elaborar por escrito el perfil de los candidatos a cada rol, definiendo el tipo de profesional, especialista, trabajador, etc. con las características que debe tener cada uno para cada cargo. Cada persona tiene una preparación profesional o laboral específica que la hará más experta o menos experta para un rol particular (aptitudes), pero también tiene unas características que dependen más de la persona en sí que de su preparación (actitudes). Son las cualidades individuales inherentes a cada persona (a su personalidad) que marcarán la diferencia. Debemos ser suficientemente hábiles para seleccionar a la persona adecuada, sabiendo reconocer las características que necesitamos para cada rol específico. Parte del éxito de nuestra empresa dependerá de esa selección.

Una vez preparadas las responsabilidades y actividades que cada trabajador tendrá para ocupar cada rol, debemos elaborar los perfiles adecuados para dichos roles. Es importante que nuestra gente sepa qué debe hacer, de qué es responsable y qué esperamos de ellos. Si no definimos bien esta parte, el fracaso tendrá mayores probabilidades de ocurrencia. En este punto es importante darle a cada trabajador de nuestra empresa dos cosas: responsabilidad y autoridad. Cada trabajador debe saber que es responsable de lo que hace y debe tener la autoridad suficiente para cumplir con esa responsabilidad. Esto parece sencillo y banal, pero he visto muchas organizaciones donde se hace responsable al trabajador por su trabajo pero no se le da la autoridad necesaria para poder cumplir con su responsabilidad.

Algo muy importante para los gestores y directores de empresas es entender que las organizaciones están formadas por personas y, como tal, cada persona tiene una opinión y una manera de ver y entender las situaciones muy distinta de otra persona. Dos personas pueden mirar la misma cosa y percibir dos cosas totalmente diferentes. Esto significa que los gerentes y directores debemos trabajar para agrupar a nuestra gente alrededor de los mismos objetivos y hacerles entender de qué se trata, hacia dónde se va, qué se quiere, cómo debe hacerse algo, etc. Entran aquí procesos de comunicación y de trabajo en equipo muy necesarios e importantes para obtener los resultados deseados.

La organización es uno de los puntos preferidos para buscar reducciones de gastos a la hora de alguna emergencia financiera. Esto se debe a que la nómina es uno de los grupos que más pesa en el presupuesto de gastos fijos de las empresas. Sin embargo, debemos tener cuidado con las reducciones que hagamos. Debemos recordar, si hemos seguido el proceso de preparación de la organización antes descrito, que cada persona cumple un papel importante dentro de los procesos de la organización. Por lo tanto, prescindir de esa persona significa truncar un proceso o parte de él. A menos que esa reducción venga de un análisis para la optimización nuestros procesos, lo más probable es que estemos desmejorando la calidad de nuestros productos o servicios y quizás aumentemos más las pérdidas en vez de disminuirlas. Por lo tanto, debemos ser cautelosos con estas reducciones.

Las empresas son un reflejo de la gente que la integra. Los directores, gerentes, administradores, supervisores y trabajadores en general, con sus ideas, experiencias, creatividad, sus valores, sus principios y su trabajo son los que forman la personalidad de la empresa. Cada empresa es lo que es su gente.

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