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Uno de los principales problemas a los que se enfrenta un director o administrador de empresa es el control de los gastos, tanto si la empresa es pequeña, mediana o grande. Parece sencillo ajustarse a lo que se tiene pensado gastar, pero son muchos los factores y eventos que pueden hacer que se gaste más de lo que se tiene previsto. Cambio de planes, controles ineficientes, imprevistos, clasificaciones erróneas de las erogaciones etc. pueden hacer que nuestra idea inicial de lo que teníamos pensado gastar no se cumpla.

En primer lugar, debemos tener claro qué se considera como gasto. Esta aclaración es muy importante porque hay reglas contables rígidas en este sentido y se puede caer en el error de considerar como gasto lo que es inversión y viceversa.

Se considera gasto todas aquellas erogaciones destinadas a mantener las actividades diarias y corrientes de la empresa, que son repetitivas, o cuya duración está acotada en el período de un año. El gasto disminuye el beneficio de la empresa o aumenta sus pérdidas. No genera ningún beneficio pero es necesario para mantener la actividad productiva de la empresa. Los pagos de la nómina, los pagos de los servicios, la compra de consumibles, combustibles, comidas, gastos de alojamiento, transporte, insumos para la producción, materiales y un largo etc. forman parte de los gastos de una empresa.

No debemos confundir gasto con inversión. La inversión, aunque también es una erogación de dinero, tiene una connotación distinta. En primer lugar, son erogaciones hechas para adquirir bienes que serán utilizados para la generación de beneficios, se usan durante un tiempo de vida predeterminado y esos bienes se deprecian. Los bienes adquiridos como inversión forman parte de los activos de la empresa. Los coches y vehículos, los ordenadores, el mobiliario de la empresa, las máquinas y sistemas utilizados en la producción y para la actividad productiva de la empresa son ejemplos de inversión.

Aclarada esta diferencia, lo primero que debemos hacer para tener bajo control nuestros gastos es preparar un presupuesto de gastos. Es decir, vamos a convertir en dinero aquellas actividades que hemos puesto en nuestro plan de negocio, y colocarlas de manera ordenada y cronológica, reflejándolas en un documento. Ese documento será nuestro presupuesto de gastos para cada año pero enfatizando los detalles por lo menos en los primeros dos años por venir. Este presupuesto debe estar orientado al cumplimiento de los objetivos indicados en nuestro plan de negocio.

Una vez finalizada la elaboración del presupuesto de gastos, nuestro siguiente paso debe ser el de ejecutar las acciones definidas en nuestro plan, controlando que el dinero que vamos a gastar en esas actividades se mantenga dentro de lo que hemos proyectado. Está claro que nunca estaremos 100 % acertados entre lo que presupuestemos y lo que gastemos, pero no debemos permitir desviaciones más allá del 3 %, tanto por encima como por debajo. En este punto, es importante entender que puede ser tan malo gastar por encima de lo que hemos planificado como gastar menos de lo planificado (a menos que hayamos obtenido mejoras en servicios contratados, materiales adquiridos, mejoras en nuestros procesos, etc.), porque el dinero para el gasto debe estar disponible, tanto si es propio como si lo hemos obtenido a través de algún financiamiento. En ambos casos tener disponible ese dinero nos cuesta dinero, bien sea por los intereses que debemos pagar por tenerlo disponible si lo hemos pedido prestado, como por la pérdida de beneficios al tenerlo a nuestra disposición sin poder colocarlo en ningún otro proyecto o instrumento financiero.

Tener indicadores de gastos es muy útil para llevar el control. Por ejemplo, un indicador de costo, que nos indique lo que se gasta por unidad producida o por unidad vendida es muy útil. La desviación con respecto al valor de ese indicador en nuestro presupuesto nos permitirá tomar las acciones necesarias para no gastar más de lo que hemos programado. También es útil elaborar plantillas de control, donde comparemos las cantidades gastadas con respecto a lo que habíamos proyectado gastar y luego analizar las diferencias. Ese análisis nos servirá para evitar desviaciones en el futuro, y si hemos gastado más de lo planificado, debemos reprogramar las actividades futuras de manera que podamos recortar lo que se ha gastado en exceso. De esta manera, analizando las desviaciones y reprogramando las actividades, evitaremos gastar más de lo programado.

Nuestro proceso de toma de decisiones también es importante para el control de gastos. Si establecemos políticas de gastos para actividades recurrentes y rutinarias, como pueden ser viajes, comidas, transporte, etc. estaremos limitando y controlando las cantidades a gastar por esos conceptos y todos en la organización sabrán que no pueden superar esos límites. También, para los casos imprevistos, la comunicación fluida y la rapidez en la toma de decisiones es importante para reducir el impacto de esos imprevistos.

Muchas veces se descuida el control de gastos tratando de cumplir con los demás objetivos que nos hemos propuesto. Sin embargo, debemos tomar muy en serio los gastos de nuestra empresa y su control. Esto nos garantizará los beneficios que deseamos al final de cada período. No basta cumplir con un grupo de objetivos en detrimento del total de gastos. Éste es un equilibrio dinámico que debe mantenerse a pesar de los imprevistos que puedan ocurrir. Los beneficios y la supervivencia de nuestra empresa dependen de ese control y equilibrio.

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Posted on: 21 abril, 2015 | Author: Francisco Ficara
One Response to ¿Cómo puedo controlar los gastos en mi empresa?

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