Priorizar
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Las grandes empresas se toman muy en serio el uso de sus recursos para acometer proyectos, bien sean de inversiones o gastos. Saben que los recursos no son infinitos y que se deben seleccionar aquellos proyectos que aporten el mayor beneficio a la empresa. ¿Es esto diferente en las pequeñas y medianas empresas? No debería ser, pues, al igual que para las primeras, sus recursos son limitados y deben optimizar el beneficio.

Entonces, ¿cómo hacemos para priorizar nuestros proyectos? Empecemos por analizar cómo se generan los requerimientos dentro de una empresa. Generalmente, provienen de una lista de necesidades de las diferentes unidades: nuevos productos o servicios, necesidades de la organización, cambios tecnológicos, requerimientos legales, responsabilidad social, etc. Estas iniciativas son recogidas por “alguien” dentro de la empresa, a veces el área de planificación, en otros casos el área de finanzas, etc. Una vez que se tienen los listados hay que priorizar los proyectos o iniciativas. ¿Quién no ha tenido en sus manos una lista interminable de requerimientos de las diferentes áreas? Vamos suponer que ya las solicitudes están priorizadas dentro de las unidades solicitantes. Ahora debemos priorizar un requerimiento de una nueva planta de procesamiento con un requerimiento de integración de sistemas de la empresa (contabilidad, nomina, finanzas, ventas, etc.) o con un proyecto de responsabilidad social. Efectivamente no es fácil y debemos establecer criterios claros para realizar esta actividad. Tales criterios deben estar basados en la planificación estratégica y los objetivos de la empresa. Lo recomendable es implementar dentro de la empresa una metodología de aprobación basada en “El Caso de Negocio del Proyecto”.

El caso de negocio se menciona como una de las entradas para desarrollar el acta de constitución del proyecto en la Guía del PMBOK ® y consiste en una serie de documentos que proporcionan la información necesaria desde el punto de vista de la empresa para determinar la viabilidad técnico-económica del proyecto.

¿Quién debe preparar el Caso de Negocio? Un grupo de expertos en estudios de factibilidad técnica y de análisis de costo beneficio y, de ser posible, deben estar liderados por el director del proyecto.

El Caso de Negocio (o Business Case) está conformado por los documentos que contiene la justificación técnica y económica del requerimiento y servirá de base para que la dirección de la empresa lo apruebe. Comprende:

  • Identificación del Proyecto: nombre, código, unidad solicitante, director del proyecto, etc.
  • Descripción del proyecto:
    • Antecedentes: se deben responder preguntas tales como ¿Por qué se hace el requerimiento?, ¿Cómo impacta la operación de la empresa?, ¿Cómo se alinea con la planificación estratégica y los objetivos de la organización?, ¿Cómo impacta su estructura, procesos?, etc.
    • Objetivos y metas: ¿Qué se pretende lograr con el proyecto? (generar ahorros, incrementar los ingresos, aumentar las ventas, ganar mercado, prepararse para un cambio de legislación, etc.) y en cuánto.
  • Descripción del proyecto:
    • Evaluación de las opciones propuestas
    • Descripción detallada del alcance
    • Impacto organizacional
    • Impacto sobre otros proyectos y programas,
    • Requerimiento de recursos, etc.
  • Análisis de los marcos legales, regulatorios, fiscales, laborales que puedan impactar al proyecto: Esto es especialmente relevante para proyectos que se desarrollen en diferentes países.
  • Análisis de riesgos: evaluación de las consecuencias de no ejecutar el proyecto (costo de oportunidad), evaluación de los riesgos que afecten los resultados financieros esperados (sensibilidad ante las variaciones de las premisas financieras) y evaluación de las posibles causas e impacto de desviaciones en la ejecución.
  • Cronograma de ejecución lo más detallado posible, donde se indiquen los hitos más relevantes y que permita a su vez realizar una estimación de los recursos y de los presupuestos de gastos e inversiones requeridos
  • Beneficios: descripción de los beneficios cuantitativos (estimación de ingresos y/o ahorros) y cualitativos del proyecto.
  • Evaluación económica financiera:
    • Descripción detallada de las premisas usadas para establecer los ingresos, los gastos y las inversiones y otras variables tales como tasas de cambio, inflación, tasas de financiamientos, impuestos, etc.
    • Presupuestos de gastos e inversiones: incluye el presupuesto requerido durante la ejecución del proyecto y para su posterior operación durante el periodo del análisis financiero
    • Proyección de ingresos durante el periodo del análisis financiero
    • Análisis de rentabilidad e indicadores financieros

Generalmente el caso de negocio debe llevar el análisis financiero como anexo, el cual incluirá:

  • Premisas financieras
  • Cronogramas de presupuesto de inversiones, gastos e ingresos: dependiendo de los lineamientos de la empresa puede requerirse mensual, trimestral, anual, etc. Estos presupuestos deben tener un nivel de detalle suficiente que permita asignar una primera correspondencia con las cuentas de contabilidad de la empresa.
  • Cálculos de los indicadores financieros basados en las premisas de evaluación de los proyectos establecidos por la empresa (ejemplo el Costo Medio Ponderado del Capital (CMPC), relación deuda capital, días de inventario, cuentas por pagar, etc.): retorno sobre la inversión, valor presente neto, tasa interna de retorno, entre otros.
  • Cálculo del financiamiento, balance general, flujo de caja libre, etc.

Algunas empresas producen, adicionalmente, el Resumen Ejecutivo; documento de dos o tres páginas, con la información más relevante del proyecto, cuya aprobación permitirá la asignación de recursos al proyecto. Este documento deberá ser firmado por el promotor del proyecto y por los niveles de aprobación requeridos de acuerdo al presupuesto solicitado.

En conclusión podemos asegurar que el grado detalle desarrollado durante la elaboración del caso de negocio nos permite tener una visión clara de la alineación de los proyectos con la estrategia y objetivos de la empresa y de los beneficios que aportarán cada uno de los proyectos que tenemos en cartera y por ende priorizarlos a la hora de asignar los recursos disponibles.

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