Proyecto
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La historia de los proyectos es tan antigua como la misma civilización. El primer ser humano prehistórico que pobló la Tierra, sin saberlo, siguió los pasos básicos de todo proyecto. Primero tuvo una necesidad. Tenía que encontrar algo que le ayudara en sus tareas diarias o puntuales, por lo que, a continuación, o bien tuvo una idea o bien por accidente descubrió algo que podía ayudarle a satisfacer esa necesidad. El siguiente paso fue llevar a cabo su idea o reproducir lo que accidentalmente había descubierto, por lo que tuvo que “diseñar” (así haya sido en su prehistórica cabeza) su idea y “construir” la solución. Poco más o menos, así debió ocurrir, y de esta manera construyó sus primeros utensilios que le sirvieron para los quehaceres diarios, sus primeras armas para cazar, la ropa para cubrirse y protegerse del frío, casas para guarecerse, primitivas embarcaciones y un largo etc. Todo era relativamente fácil… hasta que la evolución y el progreso fueron complicando las cosas.

En nuestros días, llevar adelante un proyecto requiere de múltiples pasos, en cascada y en paralelo. Y dependiendo de su tamaño, ese proyecto puede ser complejo y requerir muchos recursos. Pero, ¿A qué nos referimos por “proyecto”? Un proyecto, de acuerdo al Project Management Institute (PMI) es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, un servicio o un resultado único”. Es una planificación de actividades relacionadas entre sí y coordinadas, que están destinadas a producir los objetivos que nos hemos trazado (volviendo a nuestro hombre prehistórico, satisfacer una necesidad que tenemos).

Una lista simplificada de requerimientos necesarios para realizar un proyecto, tanto si es sencillo como complejo, es como sigue:

 

  1. Es necesario saber qué queremos y cuáles son nuestros objetivos. Muchos proyectos fallan porque no se definen bien los objetivos o éstos se cambian a medida que avanza el proyecto. Es muy tentador decir “Ya que estamos en esto, hagamos tal cosa”. Generalmente es una decisión equivocada. Las desviaciones de los proyectos con respecto a la programación inicial cuestan dinero e impactan en el tiempo. Debemos pensar que muchas de las actividades de un proyecto se contratan a terceros y esos terceros ya nos han dicho cuánto nos van a costar. Por lo tanto, cambiar las condiciones iniciales incrementará el costo del proyecto y, por supuesto, el tiempo de finalización.
  2. Se requiere de una planificación adecuada. Todo lo que el proyecto requiere debe ser minuciosamente planificado. Las etapas del proyecto, las actividades, los contratos con terceros para el suministro de mano de obra, equipos, etc. que se requerirán, la compra de equipos y materiales inherentes al proyecto, el personal que estará a cargo de las diferentes disciplinas del proyecto (áreas civil, mecánica, eléctrica, logística, compras, estimaciones de costos, control del proyecto, abogados, enlaces con las autoridades, etc.).
  3. Se requiere definir la organización del proyecto, la cual estará impactada por la organización de la empresa. Dentro de los roles claves que deben definirse desde un inicio en la organización del proyecto están los del director del proyecto (líder o gerente de proyecto), el patrocinador (sponsor) y el cliente. Luego se procederá a definir el resto de los roles, y la autoridad y responsabilidad de las personas asignadas al proyecto.
  4. Se deberá formar un equipo multidisciplinario para realizar la estimación de tiempo, costo y recursos necesarios para la ejecución del proyecto. Este equipo estará conformado por programadores, estimadores de costos y personal de las diferentes áreas del proyecto. Su trabajo es importante porque nos ayudan a definir en cuánto tiempo lo haremos, cuánto dinero y recursos necesitaremos. La mala estimación de tiempo, recursos y dinero pueden hacer que el proyecto se vea seriamente comprometido.
  5. Se debe asignar el personal necesario para realizar el control de avance físico y financiero del proyecto. Estas personas son clave dentro de la organización del proyecto. Ellas se encargarán de llevar el seguimiento del tiempo y de los recursos consumidos versus lo que hay en el presupuesto y en la programación. Las acciones para eliminar las desviaciones o evitarlas deben tomarse a tiempo porque de lo contrario el proyecto puede fracasar simplemente por falta de recursos o porque se completa después de la fecha de entrega acordada, lo que puede conllevar a penalizaciones monetarias tan altas que pueden hacer fracasar el proyecto.

 

El tamaño del proyecto no debe cambiar las funciones y la manera como debemos prepararnos para llevarlo a cabo. Podrá variar la cantidad de personas pero las funciones básicas dentro de la organización siempre deberán estar presentes. Es posible que las empresas no estén preparadas para llevar adelante el control y dirección de los proyectos que eventualmente puedan surgirles. Esto es normal, ya que su función no es dirigir proyectos. Pero pueden apoyarse con gente o empresas que están dedicadas a estas funciones. La ganancia en efectividad y el ahorro en costos será notable.

 

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